Wymagania dla sal konferencyjnych

Organizacja konferencji bardzo często wiąże się z koniecznością zapewnienia uczestnikom miejsc noclegowych. Dotyczy to zwłaszcza konferencji wyjazdowych. Dlatego obecnie największym zainteresowaniem cieszą się sale konferencyjne w hotelach. Hotele posiadają niewątpliwe atuty w postaci szerokiej bazy noclegowej, restauracji hotelowej, ośrodków SPA i innych dodatkowych udogodnień, które znacznie podnoszą prestiż danego wydarzenia. Hotele dysponują obecnie nowoczesnym zapleczem konferencyjnym, pozwalającym zarówno na zorganizowanie jednodniowej konferencji, jak i kilkudniowego eventu. Jakie wymagania powinna spełniać idealna sala konferencyjna?

Odpowiednia akustyka
Sala konferencyjna pozbawiona odpowiedniej akustyki w ogóle nie spełni swojego zadania. W przypadku większości wykładów czy prezentacji dominuje przekaz słowny. Aby mógł on dotrzeć do słuchaczy odpowiednia akustyka to konieczność. W salach konferencyjnych z reguły rozmieszcza się w określony sposób materiał dźwiękochłonne i odbijające dźwięk. Dzięki temu nie występuje w nich charakterystyczny i niezwykle irytujący pogłos. Może on skutecznie zakłócić komunikację między prelegentami, a słuchaczami i zniekształcić przekaz. Jednocześnie niezwykle istotne jest odizolowanie pomieszczenia od hałasów dobiegających z zewnątrz. Jednym z podstawowych parametrów jest, zatem izolacyjność akustyczna ścian w sali konferencyjnej. Dźwiękoszczelne powinny być również drzwi i okna.

Właściwe oświetlenie
Oświetlenie jest ważne z dwóch powodów. Po pierwsze tworzy atmosferę sprzyjającą koncentracji, słuchaniu wykładów czy oglądaniu prezentacji. Dzięki właściwemu oświetleniu oczy uczestników konferencji nie męczą się tak szybko. Po drugie zaś oświetlenie wpływa na możliwość odbierania prezentacji multimedialnych. Wyciemnienia pomieszczenia w ich trakcie zdecydowanie ułatwia odbiór.

Klimatyzacja i wentylacja
Wystarczy kilka godzin spędzonych w nieklimatyzowanym pomieszczeniu, aby uczestnicy konferencji zupełnie stracili ochotę na uczestniczenie w danym wydarzeniu. Nie wspominając nawet o możliwości koncentracji. Sala konferencyjna, bez względu na liczbę uczestników powinna być klimatyzowana. Sprawna klimatyzacja decyduje o komforcie uczestników. Dobrej jakości powietrze karmi przecież nasz mózg i poprawia zdolności percepcyjne.

Przestrzeń
Sala konferencyjna powinna być na tyle duża, aby nie tylko zapewnić uczestnikom możliwość swobodnego poruszania się, ale również drogę ewakuacji. Stłoczenie zbyt dużej liczby osób na niewielkiej przestrzeni powoduje ogromny dyskomfort. Uczestnicy z pewnością nie będą dobrze wspominać takiej konferencji.

Autor